บริษัทควรสร้างทีม IT เอง หรือใช้ IT Outsourcing แบบไหนคุ้มกว่า?

จ้างทีม IT เอง หรือใช้ Outsourcing แบบไหนเหมาะกับองค์กร?

       เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นทุกปี ระบบ IT ก็กลายเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ไม่ต่างจากฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายขาย และคำถามที่ตามมาคือคำถามสำคัญว่า “ควรจ้างทีม IT เพิ่มเอง หรือใช้ IT Outsourcing ดี?” หลายองค์กรอาจมองว่าการมีทีม IT In-house ทำให้ควบคุมงานได้ง่ายกว่า ขณะที่บางบริษัทเลือกใช้ Outsourcing เพราะไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงานประจำ แต่ในความเป็นจริง ไม่มีรูปแบบไหนที่ดีที่สุดสำหรับทุกองค์กร

    การตัดสินใจว่าจะสร้างทีม IT เองหรือใช้ Outsourcing ควรพิจารณาจากลักษณะงาน ระยะเวลาของ Project ทักษะที่ต้องการ และต้นทุนรวมของบริษัท เพราะบางครั้งบริษัทไม่ได้ต้องการ “คนเพิ่ม” แต่ต้องการ คนที่มี Skill ตรงกับงาน และเข้ามาช่วยทีมได้ในเวลาที่ต้องการ ดังนั้น คำตอบว่าแบบไหน “คุ้มกว่า” จึงไม่ได้มีคำตอบเดียว แต่ต้องดูว่าองค์กรกำลังแก้ปัญหาอะไร และต้องการทีม IT ในรูปแบบใด

   หากองค์กรมีงาน IT ที่เป็น Core Business ต้องการเก็บองค์ความรู้ไว้ภายใน และมีความต้องการบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การสร้างทีม In-house อาจเหมาะกว่า แต่ถ้าองค์กรมี Project ที่ต้องเร่งดำเนินการ ต้องการคนที่มี Skill เฉพาะ หรือมีทีมเดิมอยู่แล้วแต่กำลังไม่เพียงพอ การใช้ IT Outsourcing สามารถช่วยเพิ่มกำลังคนได้โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่ม Headcount แบบถาวร

จุดที่หลายองค์กรเข้าใจคลาดเคลื่อนคือ IT Outsourcing ไม่ได้หมายความว่าองค์กรต้องส่งงาน IT ทั้งหมดให้คนนอกดูแล แต่สามารถเลือกใช้เฉพาะส่วนที่องค์กรต้องการได้ เช่น การเสริม Developer ให้กับทีมเดิม การเพิ่ม QA ในช่วง Testing หรือการจัดหา Data Engineer สำหรับ Project เฉพาะ

จ้าง IT Outsourcing คุ้มไหม? และ IT Outsource เหมาะกับงานแบบไหน?

     การจ้างทีม IT มาประจำองค์กรเป็นแนวทางที่คุ้นเคยและยังเป็นตัวเลือกอันดับแรกของหลายบริษัท เพราะให้ความรู้สึกว่าควบคุมได้เต็มที่ ทีมงานเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร และพร้อมทำงานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ต้นทุนที่แท้จริงของการมีทีมประจำมักสูงกว่าที่คาดไว้ตอนแรกพอสมควร จนทำให้ผู้บริหารจำนวนไม่น้อยเริ่มตั้งคำถามว่า จ้าง IT Outsourcing คุ้มไหม ในระยะยาว และ IT Outsource จะช่วยแก้ปัญหาที่ทีมในองค์กรทำได้ไม่ดีพอหรือไม่

ข้อดีของการมีทีม IT ประจำที่ปฏิเสธไม่ได้ก็มีอยู่จริง  
1.  ควบคุมทิศทางงานและจัดลำดับความสำคัญได้เต็มที่ ไม่ต้องรอผ่านตัวกลาง
2 .ทีมเข้าใจระบบ วัฒนธรรม และเป้าหมายธุรกิจในระยะยาว เพราะเติบโตไปพร้อมกับองค์กร
3. เหมาะกับงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอ่อนไหวหรือเป็นความลับทางธุรกิจระดับสูง ที่ต้องการความไว้วางใจสูงสุด 

แต่ในทางกลับกัน ก็มีต้นทุนแฝงที่หลายบริษัทมองข้ามไปตอนคำนวณงบประมาณ ได้แก่

1. ต้นทุนสรรหาและเวลาที่เสียไป 
   ตลาดแรงงาน IT ในไทยแข่งขันสูงมาก กว่าจะเจอคนที่ใช่และปิดจ็อบได้ อาจใช้เวลาหลักเดือน ระหว่างนั้นงานก็ยังต้องเดินต่อ
2. ต้นทุนรวมต่อหัวที่สูงกว่าตัวเลขเงินเดือน
   ต้องรวมประกันสังคม สวัสดิการ โบนัส อุปกรณ์ทำงาน และค่าฝึกอบรม ซึ่งผู้เชี่ยวชาญด้าน HR หลายคนมักประเมินว่าต้นทุนรวมจริงสูงกว่าฐานเงินเดือนอีกราว 25-40%
3. ความเสี่ยงเมื่อคนสำคัญลาออก
   องค์ความรู้เฉพาะทางอาจหายไปพร้อมตัวคน และต้องเริ่มสรรหาใหม่ทั้งกระบวนการ
4. ปรับขนาดทีมตามงานจริงได้ยาก
   ช่วงงานล้นมือก็ขาดคน ช่วงงานเบาก็มีคนเกินความจำเป็น กลายเป็นต้นทุนคงที่ที่ไม่ยืดหยุ่นตามธุรกิจ
5. ภาระบริหารจัดการที่เพิ่มขึ้น 
   ฝ่าย HR และหัวหน้างานต้องดูแลเรื่องกำลังคน ประเมินผล และพัฒนาทักษะให้ทันเทคโนโลยีอยู่ตลอด

    เมื่อรวมต้นทุนทั้งหมดเข้าด้วยกันแล้ว จะเห็นว่าการมีทีม IT ประจำไม่ใช่ทางเลือกที่ "ถูกกว่า" เสมอไปอย่างที่หลายคนเข้าใจในตอนแรก นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากเริ่มหา IT Outsource เป็นทางเลือกเสริมหรือทางเลือกหลัก และตั้งคำถามตรง ๆ ว่า จ้างทีม IT Outsourcing ดีไหม สำหรับสถานการณ์ของตัวเอง คำตอบจะชัดเจนขึ้นทันทีที่เข้าใจว่า IT Outsourcing ช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร บ้าง ซึ่งเป็นสิ่งที่เราจะเจาะลึกกันต่อในหัวข้อถัดไปนี้ 
    ทั้งนี้ IT Outsourcing ก็ไม่ใช่ทางเลือกที่ไร้ข้อควรระวังเสียทีเดียว สิ่งที่ต้องพิจารณาให้ดีคือการเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ มีมาตรฐานด้านความปลอดภัยของข้อมูล และมีกระบวนการส่งต่องาน (Knowledge Transfer) ที่ชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการสื่อสารหรือคุณภาพงานที่ไม่สม่ำเสมอในระยะยาว การมีสัญญาและ SLA (Service Level Agreement) ที่รัดกุมจึงสำคัญไม่น้อยไปกว่าการพิจารณาเรื่องราคาเลย
   สุดท้ายแล้ว คำถามที่ว่า บริษัทควรมีทีม IT เองหรือไม่ จึงไม่มีคำตอบสำเร็จรูปที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจ องค์กรจำนวนมากในปัจจุบันเลือกแนวทางผสมผสาน คือคงทีมหลักไว้สำหรับงานเชิงกลยุทธ์ และเสริมกำลังด้วยบริการจัดหา IT Outsourcing จากพันธมิตรที่ไว้วางใจได้ในจังหวะที่ต้องการ หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณาทางเลือกนี้อยู่ บริการจัดหาพนักงาน IT ที่ผ่านการคัดกรองมาอย่างมีมาตรฐาน พร้อมทำงานได้จริงตั้งแต่วันแรก ก็อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณเดินหน้าได้เร็วขึ้น โดยไม่ต้องแบกรับความเสี่ยงทั้งหมดไว้เอง

     ASC ให้ บริการจัดหา IT Outsourcing และ บริการจัดหาพนักงาน IT สำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มกำลังคนหรือเติม Skill เฉพาะด้าน โดยสามารถออกแบบรูปแบบทีมให้เหมาะกับลักษณะงาน ระยะเวลา และ Technology ที่แต่ละองค์กรใช้งาน  หากยังไม่แน่ใจว่าควรสร้างทีม In-house, ใช้ IT Outsourcing หรือเลือก Hybrid Model สามารถพูดคุยกับทีม ASC เพื่อประเมินความต้องการขององค์กรก่อนตัดสินใจได้